Cách tổ chức sự kiện trong nhà trường, họp mặt tập thể

Tiệc Buffet gặp mặt cựu học sinh trường Trưng Vương

 - Một nhóm gồm nhiều thành viên có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để phân công công việc ( Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích quảng cáo….).

- Đảm bảo được một đội ngũ tình nguyện viên đầy nhiệt huyết. Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan trọng sẽ dễ dàng hơn.

Tổ chức sự kiện trong nhà trường, họp mặt tập thể cần có cách thức nhất định:

- Chuẩn bị ngân sách ( Phải bao gồm tất cả các loại phí thu – chi, tài trợ, chi tiêu phát sinh…)

- Chuẩn bị bản áp-phích nháp, phải bao gồm dự trù về ngày giờ, địa điểm (vị trí), khách cấp cao, tên sự kiện, chủ đề hoặc bảng nhãn của sự kiện.

- Chuẩn bị thời gian biểu cho các hoạt động của sự kiện

- Chuẩn bị bảng thời gian chi tiết cho từng hoạt động của sự kiện

- Đảm bảo về thông tin kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự cộng tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn trôi chảy hơn.

Tiệc Buffet kỉ niệm 20/11/2013 của Đại học Xây Dựng

Thực hiện :

- Cố định về thời gian, địa điểm, khách mời chủ chốt, tên và chủ đề sự kiện.

- Thống nhất về ngân quỹ, thời gian biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.

- Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tình nguyện viên để suy nghĩ bàn bạc về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm phù hợp nhất để thảo luận kế hoạch hoạt động.

- Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp xếp các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp xếp họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cậy.

- Đảm bảo về việc cập nhật mọi nguồn thông tin liên quan đến sự kiện.

- Tìm kiếm nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác.

- Quảng bá sự kiện : Chuẩn bị sách thông tin, phát quảng cáo, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, liên lạc điện thọai, thư nhóm điện tử…

- Việc đảm bảo các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan trọng. Những vấn đề về tính toán không tốt, thiếu sót về trao đổi thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.

- Đảm bảo nhóm không có vấn đề nội bộ nảy sinh : Liên lạc thường xuyên với các nhóm trưởng, các thành viên và tình nguyện viên

- Thu thập các vật dụng cần thiết cho sự kiện như : huy chương, trò chơi, vật lưu niệm, giải thưởng hay chứng chỉ.

- Chuẩn bị về phần chụp ảnh và ghi hình.

- Chuẩn bị các đồ ăn, nước uống: Đây cũng là thời điểm tốt để chuẩn bị chỗ ở đặc biệt cho những người khuyết tật….

- Chuẩn bị bàn ghế, sân khấu, míc, loa, máy tính, máy chiếu, bục kê,…sẵn sang ở địa điểm tổ chức.

- Chuẩn bị danh sách các vật dụng liên quan như : di động, số điện thoại, thẻ thư điện tử cho các thành  viên.

- Tham quan địa điểm với các thành  viên, kiểm tra khu vực xung quanh bao gồm bãi đỗ,nhà vệ sinh, nhà vườn, liên hệ nhân sự và sắp xếp, các loại cửa ra vào và thóat hiểm.

- Cho những chỉ dẫn chắc chắn để hướng dẫn các nhóm viên giải quyết các tình huống.

- Đảm bảo việc liên lạc với mỗi người để thống nhất thời gian địa điểm cụ thể.

Những công việc cần phải làm trong vòng 24-36 giờ trước sự kiện:

- Kiểm tra các thư mời đã được gửi và được trả lời lại chưa, tạo danh sách khách mời.

- Nhắc những người quan trọng về sự kiện.

- Kiểm tra xem các hoạt động đã lên theo đúng kế hoạch thời gian biểu chưa.

Tiệc Buffet kỉ niệm 08/03/2014 tại THCS Hoàng Hoa Thám

Cách tổ chức sự kiện trong nhà trường, họp mặt tập thể cần có sự giám sắt chặt chẽ:

- Kiểm tra các sắp xếp lịch trình, bản đồ Mega Village , chỉ dẫn cho những người tham gia.

- Tới địa điểm tổ chức và kiểm tra xem mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng chưa.

- Thu đủ tiền mặt  từ những người liên quan.

- Kiểm tra xem trang bị cho những người tham gia đã đầy đủ sẵn sàng chưa ( nước uống, đồ ăn nhẹ, giấy ghi, bút, sách hướng dẫn và các thông tin họ có thể cần…)

- Chuẩn bị những danh sách chi tiết cho nhưng hoạt động quan trọng.

- Kiểm tra xem số lượng người có mặt ở địa điểm tổ chức có đủ không, nếu không phải bổ sung thêm người trợ giúp cho bạn.
Vào ngày tổ chức sự kiện

- Tới địa điểm tổ chức sự kiện đúng giờ cùng các nhóm viên và các tình nguyện viên. Kiểm tra các thiết bị điện tử cẩn thận để đảm bảo chúng vẫn hoạt động tốt.

- Đảm bảo việc các nhà tổ chức đeo biển riêng biệt hoặc các vật dụng dễ nhận biết để các thành viên có thể tìm dễ dàng khi cần thiết.

- Treo biếu ngữ chào mừng và các thông tin khác bên ngoài tòa nhà.

- Sắp xếp quầy tiếp tân và đăng kí.

- Đảm bảo mic và loa sẵn sàng (mở nhạc cho những buổi lễ không nghi thức).

- Đảm bảo người phát ngôn đại diện có đủ thông tin về thời gian biểu và bản tóm tắt của khách mời chủ chốt và phải được chuẩn bị chu đáo. Đảm bảo việc các đại diện/ phóng viên/ chủ tọa đại hội nắm rõ mục đích hội nghị cũng như những người tham gia tổ chức.

- Bảo đảm những người phát biểu nắm rõ giới hạn thời gian của họ.

- Chào mừng các đại diện và những người tham gia khác.

- Quan tâm chu đáo tới các vị khác đặc biệt, các vị khách quan trọng, khách VIP.

- Có những thành viên riêng phụ trách các đại diện chung và quan hệ công chúng.

- Chụp ảnh lại những thứ quan trọng, như băng rôn nhà tài trợ, băng rôn của bạn, cửa ra vào, tiếp tân…

- Đảm bảo các nguồn nước và thực phẩm đủ nếu không sẽ xảy ra ngoài kế hoạch của bạn.

- Cảm ơn đại biểu sau mỗi sự kiện.

- Nhận góp ý từ những người tham gia.

- Dọn dẹp địa điểm, kiểm tra đồ hồ điện, tháo băng rôn, khẩu hiệu…Đảm bảo chắc chắn không để quên những vật dụng giá trị và sau đó rời địa điểm

 Sau sự kiện :

- Cảm ơn các thành viên nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ và các tình nguyện viên

- Tính toán tài chính và thiết lập cân đối tài chính

- Tổ chức tiệc liên hoan cảm ơn những người đã giúp đỡ

- Gửi tặng quà lưu niệm và các ấn phẩm khác cho những người liên quan

- Giao hóa đơn cho nhà tài trợ và những người khác

- Gửi ảnh cho những người cần sau khi đã sắp xếp và đưa lên trang thông tin của sự kiện

- Đánh giá các thông tin nhận xét từ đơn hoặc từ trang web

-Tổ chức cuộc họp đánh giá để chuẩn bị tốt hơn cho lần sau